مراحل مهم انبارداری از ورود کالا تا خروج | راهنمای کامل

در این مطلب به بررسی مراحل و نکات انبارداری می‌پردازیم و با آنها آشنا می‌شویم.

دریافت کالا و بررسی محموله ورودی

اولین مرحله انبارداری، تحویل گرفتن کالا و بررسی محموله ورودی است. در این مرحله باید تعداد و مشخصات کالاهای تحویل شده را با فاکتور خرید، سفارش ثبت ‌شده و اسناد حمل مطابقت دهید. سپس سلامت ظاهری کالاها، بسته ‌بندی و هرگونه نشانه آسیب ‌دیدگی را بررسی کنید.

اگر تعداد کالاها با اسناد مطابقت ندارد یا محصولی آسیب دیده است، باید مغایرت را ثبت کنید و پیش از تایید نهایی تحویل، موضوع را با تأمین ‌کننده یا مسئول مربوطه پیگیری کنید. این کار از ورود کالاهای معیوب یا ثبت موجودی اشتباه در سیستم انبار جلوگیری می‌کند.

ثبت اطلاعات کالا در سیستم انبار

پس از بررسی و تایید کالاهای ورودی، اطلاعات آن‌ها باید در سیستم انبار ثبت شود. این اطلاعات شامل نام و کد کالا، تعداد، تاریخ ورود و مشخصات محموله است. برای هر کالا نیز باید شناسه مشخصی در نظر گرفته شود تا شناسایی و پیگیری آن در مراحل بعدی آسان‌تر باشد.

ثبت دقیق اطلاعات کمک می‌کند موجودی واقعی انبار با اطلاعات سیستم مطابقت داشته باشد و هنگام سفارش ‌گیری یا انبارگردانی، خطا و مغایرت کمتری ایجاد شود. این اطلاعات باید بلافاصله پس از تایید دریافت کالا ثبت شوند تا چیزی از قلم نیفتد.

دسته بندی و کدگذاری کالاها

پس از ثبت اطلاعات، کالاها باید بر اساس نوع، ابعاد، وزن یا شرایط نگهداری دسته بندی شوند تا پیدا کردن و جابه‌جایی آن‌ها در انبار آسان‌تر باشد. برای هر کالا نیز یک کد مشخص در نظر بگیرید و برچسب آن را روی بسته‌بندی یا محل نگهداری نصب کنید.

این کار احتمال اشتباه در شناسایی کالاها را کاهش می‌دهد و سرعت دسترسی به محصولات را افزایش می‌دهد. همچنین، کالاهای آسیب‌دیده، مرجوعی یا محصولاتی که نیاز به بررسی بیشتر دارند، باید جدا از کالاهای سالم نگهداری شوند تا به‌اشتباه وارد چرخه فروش یا ارسال نشوند.

جانمایی کالا در محل مناسب انبار

پس از دسته‌بندی کالاها، باید برای هر گروه محل مشخصی در انبار تعیین کنید. کالاهای پرمصرف را در نقاط قابل دسترس قرار دهید تا زمان برداشت آن‌ها کاهش یابد. همچنین، شرایط نگهداری هر محصول، ظرفیت قفسه‌ها و وزن قابل تحمل آن‌ها را در نظر بگیرید. مسیرهای عبور کارکنان و تجهیزات نیز باید باز بمانند تا جابه‌جایی کالاها با ایمنی بیشتری انجام شود.

نگهداری و کنترل شرایط انبار

برای جلوگیری از خراب شدن یا آسیب دیدن کالاها، شرایط انبار باید به‌صورت منظم بررسی شود. دما، رطوبت، تهویه و نظافت محیط را متناسب با نوع کالا کنترل کنید. همچنین، قفسه‌ها و تجهیزات انبار را از نظر استحکام و ایمنی بررسی کنید تا احتمال سقوط کالا یا بروز حادثه کاهش یابد.

کالاهای حساس یا تاریخ‌ دار نیز باید طبق شرایط نگهداری مشخص‌شده قرار بگیرند و تاریخ انقضای آن‌ها به‌طور دوره‌ای بررسی شود. رعایت این نکات به حفظ کیفیت کالاها و کاهش خسارت‌های انبار کمک می‌کند.

جمع ‌آوری، بسته بندی و آماده ‌سازی سفارش

پس از تایید سفارش، کالاهای مورد نیاز را از محل نگهداری آن‌ها در انبار جمع‌آوری کنید. سپس تعداد، مشخصات و سلامت کالاها را با سفارش ثبت‌شده مطابقت دهید تا از ارسال اشتباه یا ناقص جلوگیری شود.

در مرحله بعد، کالاها را متناسب با نوع و میزان حساسیتشان بسته‌بندی کنید تا هنگام حمل‌ونقل آسیب نبینند. در نهایت، اسناد ارسال را آماده کنید و پیش از تحویل محموله به واحد حمل‌ و نقل، از مطابقت محتویات بسته با سفارش مشتری مطمئن شوید.

ثبت خروج کالا و به ‌روزرسانی موجودی

پس از آماده‌سازی سفارش، اطلاعات کالای خروجی را با حواله انبار یا سفارش مشتری مطابقت دهید. سپس تعداد و مشخصات کالاهای خارج ‌شده را در سیستم ثبت کنید و موجودی انبار را به‌روزرسانی کنید تا اطلاعات ثبت‌شده با موجودی واقعی مطابقت داشته باشد.

همچنین، تاریخ خروج و اطلاعات مربوط به تحویل کالا به راننده، شرکت حمل ‌و نقل یا مشتری را ثبت کنید. این کار به پیگیری محموله‌ها، بررسی مغایرت‌های احتمالی و جلوگیری از اشتباه در سفارش‌های بعدی کمک می‌کند.

بررسی گزارش های انبار و بهبود فرایندها

گزارش‌های انبار را به ‌صورت دوره‌ای بررسی کنید تا کالاهای پرمصرف، کم ‌موجود و راکد را شناسایی کنید. همچنین، خطاهای تکراری در ثبت ورود و خروج کالا، زمان آماده ‌سازی سفارش‌ها و هزینه‌های انبارداری را ارزیابی کنید.

با بررسی این اطلاعات می‌توانید مشکلات موجود را برطرف کنید، چیدمان کالاها را بهبود دهید و زمان تأمین محصولات را بهتر مدیریت کنید.
منبع: https://anbarcenter.com/principles-of-warehousing/